架電リスト管理の Zoho CRM 化について

1. 目的

• 現在はスプレッドシートを中心に運用されており、管理の負担と「同じ企業に何も知らずに再度架電してしまう」リスクが大きくなっています。
• HubSpot・ベイルズに頼らず、Zoho CRM の中で業務が完結する形を目指します。

2. 現状の課題（お打ち合わせで伺った内容）

3. 実現したいこと

3.1 業務面

• 架電リストの管理・架電記録・商談の進捗管理を Zoho CRM の中で完結させる
• 同じ取引先の過去・他プロジェクトで、同じ企業に接触しているかを、架電の時点で担当者が分かるようにする
• 架電の作業は CRM の専用画面で行い、取引先への共有用にスプレッドシート／Excel へ出力できるようにする
• 資料送付などのフォローアップメールを CRM から送れるようにする
• 「数を追う型」「一社ずつ丁寧に進める型」のどちらの架電スタイルにも合う操作にする

3.2 機能

4. ご提案の仕組み

4.1 データの持ち方

紐付けの例

• 同じ企業かどうかの照合は、同じ取引先の中だけで行います。他の取引先のプロジェクトとは照合しません。
• 架電の1回ごとに履歴を残すので、別プロジェクトの履歴もまとめて表示できます。

4.2 業務の流れ

4.3 重複・類似の判定ルール

電話番号と会社名で、同じ取引先の他プロジェクトの架電リストと照合します。

1. 表記をそろえる：電話番号はハイフンや全角を整え、会社名は「株式会社」「(株)」などの法人格や記号を取り除いてから比べます。
2. 会社名の似ている度合い（0〜100）を出す：文字の並びがどれだけ共通しているかで計算します。「サンプル商事」と「サンプル商事 福岡支店」のように、片方がもう片方に含まれる場合は高めに評価します。
3. 電話番号と合わせて総合点を出し、判定する：電話番号が同じで会社名も同じなら「完全一致」です。電話番号が同じなら会社名が違っても候補に出し、電話番号が違っても会社名がほぼ同じなら候補に出します。

判定例

判定シミュレーター（入力して試せる）

• 類似候補は自動では確定せず、架電担当者が「同じ企業」か「別の企業」かを確認します。
• 判定はルールに沿った文字の比較のみで行います。AI は使わず、架電リストを外部のサービスに送ることもありません。
• 判定の基準値は、実際のリストで試したうえで調整します。

4.4 画面イメージ

ダミーデータによるイメージです。クリックして操作できます。項目や選択肢は、ご確認事項へのご回答をもとに確定します。

① 架電リストインポート画面

プロジェクト詳細から起動。CSV選択 → 列マッピング → プレビュー・重複判定 → 取込 の4ステップ。クリックで操作できるデモ（ダミーデータ）。

② 架電一覧・結果記録画面

プロジェクト単位の架電一覧。行のボタンで結果をすぐ記録できる（数を追う型）。行をクリックすると、過去の架電履歴を見ながら詳しく記録できる（丁寧型）。クリックで操作できるデモ（ダミーデータ）。

操作内容はページを再読み込みすると元に戻ります。「同一企業として確定」「別企業」ボタンは、ご相談事項（類似候補の確認操作）の結果に応じて用意する想定の機能です。

5. 前提とさせていただく事項

• HubSpot は今後使用しない前提とし、連携は行いません。
• ベイルズは白地リストの抽出元として当面ご利用いただき、CSV で取り込みます。
• 架電の作業・記録は CRM の専用画面で行います。スプレッドシート／Excel は、取引先への共有用に CRM から出力する形とします。
• メールの差出人は、御社の代表アドレス1つとします。
• 稼働用リストの項目は、全プロジェクト共通の固定項目とします。
• 取引先からお預かりするハウスリストは、名乗り・架電番号が変わるため、既存リストとの重複はあまり意識しなくてよいと伺っています。

6. ご相談したい事項

• 類似候補の確認操作：架電担当者が「同じ企業として確定」「別の企業」を選べるようにし、確認済みの組み合わせは次回の取込で再表示しない形を考えています。
• お預かりリストの扱い：取引先からお預かりするハウスリストも、重複・類似の判定の対象にするかどうか。
• リード獲得の条件：どの結果・条件で「リード獲得」とし、その後どのように商談を管理するか。
• 現行のメール自動送信からの切り替え：切り替えの時期と、並行して動かす期間の要否。
• ベイルズの今後：企業リストを API で取得できる別サービスへの置き換えも、必要であればご提案できます。

7. ご確認させていただきたい事項

8. IT導入補助金のご活用について

弊社は IT導入支援事業者として、Zoho 製品の導入に関わるツールを登録しております。本件でも「デジタル化・AI導入補助金2026（通称 IT導入補助金）」の通常枠をご活用いただける可能性があります。

参考：補助金でカバーできる範囲

弊社が登録している Zoho 製品のツールをもとにした、補助対象となる経費と補助額の上限です（2026年8月時点の登録価格）。

• 本件は専用画面（ウィジェット）を使うため、Zoho CRM エンタープライズ以上を想定しています。
• Zoho CRM の各プランのライセンス費用を補助対象に含められるかは、確認のうえご案内します。
• 実際の補助額は、申請内容と審査の結果によって決まります。

直近の申請スケジュール（2026年11月10日時点）

出典：事務局「申請スケジュール」。8次は事務局の正式発表前の見込みです。日程は事務局の都合で変わることがあります。

• 7次の締切までは約3週間です。GビズIDプライムをお持ちでない場合は取得に時間がかかるため、8次（1月7日締切）での申請を基本に、準備が整えば7次に前倒しする進め方をおすすめします。
• 交付決定までは契約・発注ができないため、導入作業の開始は 7次なら1月下旬以降、8次なら2月中旬以降になります。それまでに、仕様の確定やデモでのご確認を進めます。

ご注意いただきたい点

• 交付決定の前に契約・発注・お支払いをしたものは補助の対象外となります。補助金をご利用になる場合は、申請から交付決定までお待ちいただく必要があります。
• 申請はお客様と弊社の共同申請です。申請画面の操作はお客様ご自身に行っていただきます（弊社が代わりに操作することはできません）。
• 締切日・交付決定日は事務局の予定です。申請の前に、最新の日程をあらためて確認してご案内します。

9. 今後の進め方

1. 11月10日(火) 12:00〜12:30 のお打ち合わせで、本資料と画面イメージをご覧いただき、ご確認事項を伺います
2. ご回答をもとに要件を確定し、お見積もりと進め方（補助金のご利用有無を含む）をご提示します
3. フェーズ1で「取込 → 重複・類似の判定 → 架電一覧で過去の履歴を見ながら記録」までを構築し、現行のスプレッドシート運用から切り替えます
4. フェーズ2でメール送付・リード獲得の連携・共有用出力・データ移行・操作研修を行い、定着を支援します